PELAYANAN KEFARMASIAN
adalah
mengoptimalkan bentuk penggunaan obat dengan harus tetap menjamin ketersediaan,
keamanan, dan keefektifan penggunaan obat. Obat adalah bentuk riil dari jasa
pelayanan RS, oleh karena itu untuk lebih meningkatkan kualitas dari pengadaan
bahan baku obat, RS perlu meningkatkan internal kontrol atas persediaan obat.
Persediaan obat-obatan pada suatu RS sangat besar
dalam material jumlah. Apabila dalam penanganan pemberian obat-obatan pada
pasien (pasien rawat jalan dan rawat inap) tidak mempunyai pengendalian, maka
sudah pasti RS tersebut akan mengalami kerugian yang besar apabila tidak
memiliki pengendalian yang memadai.
Pentingnya
manajemen pengadaan dan pengendalian obat di RS merupakan salah satu faktor
untuk mengamankan persediaan obat pada suatu RS, oleh karena itu penulis akan
membahas kedua aspek tersebut.
Pelayanan
kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang
mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula
hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi menjadi pelayanan yang
komprehensif yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari pasien.
Sebagai
konsekuensi perubahan orientasi tersebut, apoteker dituntut untuk meningkatkan
pengetahuan, ketrampilan dan perilaku agar dapat melaksanakan interaksi
langsung dengan pasien.
·
Bentuk interaksi tersebut antara lain adalah
melaksanakan pemberian informasi, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui
tujuan akhirnya sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik. Apoteker harus
memahami dan menyadari kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan (medication
error) dalam proses pelayanan.
Oleh sebab itu apoteker dalam menjalankan praktek harus sesuai standar.
Apoteker harus mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya dalam
menetapkan terapi untuk mendukung penggunaan obat yang rasional. Sebagai upaya
agar para apoteker dapat melaksanakan pelayanan kefarmasian dengan baik, Ditjen
Yanfar dan Alkes, Departemen Kesehatan bekerja sama dengan Ikatan Sarjana
Farmasi Indonesia (ISFI) menyusun standar pelayanan kefarmasian di apotek. Hal
ini sesuai dengan standar kompetensi apoteker di apotek untuk menjamin mutu
pelayanan kefarmasian kepada masyarakat.
Tujuan
Ø Standar
Pelayanan Kefarmasian di apotek disusun:
1.
Sebagai pedoman praktek apoteker dalam menjalankan
profesi.
2.
Untuk melindungi masyarakat dari pelayanan yang
tidak profesional
3.
Melindungi profesi dalam menjalankan praktik
kefarmasian
Pengertian
1.
Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan
lainnya kepada masyarakat.
2.
Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus
pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan
perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di
Indonesia sebagai apoteker.
3.
Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat
tradisional dan kosmetika
4.
Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat
dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
5.
Alat kesehatan adalah bahan, instrumen aparatus,
mesin, implan yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk
mencegah,mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang
sakit serta memulihkan kesehatan pada manusia dan/atau untuk membentuk struktur
dan memperbaiki fungsi tubuh.
6.
Resep adalah permintaan tertulis dari dokter,
dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan
obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
7.
Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek.
8.
Pharmaceutical care adalah bentuk pelayanan dan
tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk
meningkatkan kualitas hidup pasien.
9.
Medication record adalah catatan pengobatan setiap
pasien.
10.
Medication error adalah kejadian yang merugikan
pasien akibat pemakaian obat selama dalam penanganan tenaga kesehatan yang
sebetulnya dapat dicegah.
11.
Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah
yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan
masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan.
12.
Pelayanan residensial (Home Care) adalah pelayanan
apoteker sebagai care giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah
khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya.
RUANG
LINGKUP PRAKTEK KEFARMASIAN
SISTEM DAN RUANG LINGKUP PRAKTEK KEFARMASIAN
Sistem praktek kefarmasian dapat diartikan sebagai
bagian integral dari sistem pelayanan kesehatan yang utuh dan terpadu, terdiri
dari struktur dan fungsi jaringan pelayanan kefarmasian. Praktek kefarmasian
adalah upaya penyelenggaraan pekerjaan kefarmasian dalam rangka pemeliharaan
kesehatan dan pencegahan penyakit bagi perorangan, keluarga, kelompok dan atau
masyarakat. Sistem pelayanan kefarmasian meliputi struktur sistem pelayanan
kefarmasian dan fungsi sistem pelayanan kefarmasian.
StruktuR sistem pelayanan kefarmasian yang
merupakan lingkup kegiatan pelayanan kefarmasian terdiri dari ;
1.
Unsur
pembentuk struktur yang terdiri dari unsur pemerintah dan masyarakat. Bentuk pelayanan kefarmasian tersebut dapat
dilakukan di ;
a.
Dirumah
sakit
b.
Komunitas
meliputi, apotek dan kebutuhan masyarakat
c.
Industri
d.
Lembaga
Riset
2.
Penampilan
struktur
Penampilan struktur sistem pelayanan kefarmasian
dinilai dari kelengkapan satuan organisasi yang membentuk sistem pelayanan
kefarmasian. Secara umum penampilan struktur
sistem pelayanan kefarmasian disebut baik jika
memiliki berbagai satuan organisasi secara lengkap.
Fungsi sistem pelayanan kefarmasian terkait dengan
kewenangan dan tanggung jawab yang dimiliki oleh satuan organisai yang
menyelenggarakan pelayanan kefarmasian .
Pihak yang mempunyai kewenangan untuk
menyelenggarakan pelayanan kefarmasian adalah farmasis sesuai dengan ;
Undang undang Obat keras Tahun 1949 tentang
penyerahan obat keras.
Undang undang tentang kesehatan no. 23 thn 1992 mengenai pekerjaan
kefarmasian
Standar Fungsional Apoteker tahun 1999, mengenai
definisi Apoteker dan definisi pekerjaan kefarmasian.
·
Standar
Pekerjaan Kefarmasian { I S F I }
·
Etika
Profesi Farmasi { I S F I }
·
Kode Etik.
·
Standar
Pelayanan Rumah Sakit
·
Standar
Pelayanan Farmasi Rumah Sakit.
·
Good
Pharmacy Practice
·
PP 32 thn
1966 tentang Tenaga Kesehatan
Ruang lingkup pelayanan kefarmasian yang meliputi
lingkup kegiatan , tanggung jawab, kewenangan dan hak. Seluruh ruang lingkup
pelayanan kefarmasian harus dilaksanakan dalam kerangka sistem pelayanan
kesehatan yang berorientasi pada masyarakat.
LINGKUP
TANGGUNG JAWAB FARMASI
Menjamin ketersedian dan keterjangkauan obat dan
alat kesehatan yang dibutuhkan masyarakat.
Menjamin mutu, keamanan, efektifitas obat yang
diberikan dan memperhatikan hak azazi dan keunikan setiap pribadi.
Menjamin setiap orang atau masyarakat yang
menggunakan obat atau alat kesehatan, mendapatkan informasi tentang obat atau
alat kesehatan yang digunakan demi tercapainya kepatuhan penggunaan.
Memiliki tanggung jawab bersama dengan tenaga
kesehatan lain dan pasien dalam menghasilkan keluaran terapi yang optimal.
LINGKUP
KEWENANGAN FARMASI
·
Melakukan
penelitian dan pengembangan mengenai obat dan bahan baku obat.
·
Menyusun
kebijakan tentang sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
·
Memproduksi
dan mengendalikan mutu sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.
·
Mengadakan
sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
·
Melakukan
pengawasan dan pengendalian persedian.
·
Merancang
dan melaksanakan distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan.
·
Mengelola
sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
·
Melayani
permintaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan , baik atas
permintaan dokter, dokter gigi, dokter hewan, maupun langsung dari masyarakat.
·
Memberikan
informasi sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan ksehatan.
·
Melaksanakan
penelitian dan pengembangan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.
·
Memonitor
dan mengevaluasi penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.
·
Memusnahkan
sediaan , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
·
Menganalisa
sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
·
Memilih
sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan yang sesuai dengan
kemampuan keuangan dan kondisi konsumen.
·
Mengkaji
penggunaan obat melalui rekam medik pasien, resep dan atau rekam farmasi lain.
·
Mengidentifikasi
, memastikan kebenaran dan kebaikan suatu obat.
·
Menghitung
dosis, menentukan macam sediaan yang paling cocok.
·
Membuat
keputusan profesional mengenai ada atau tidak nya atau kemungkinan terjadi
masalah dengan obat beserta penyelesaiannya.
·
Meracik
menjadi sediaan yang sesuai kebutuhan, memberi kan Label , menyerahkan obat
diikuti dengan pemberian informasi yang cukup menjamin pasien menggunakan obat
yang benar.
·
Memonitor
penggunaan obat & mengevaluasi penggunaan obat.
·
Mengaman
persediaan
·
Memusnahkan
obat yang rusak.
·
Melaksanakan
pendidikan, penelitian dan pengembangan.
LINGKUP
HAK DARI PELAYANAN KEFARMASIAN
·
Hak untuk
mendapatkan posisi kemitraan dengan profesi tenaga kesehatan lain.
·
Hak untuk
mendapatkan perlindungan hukum pada saat melaksanakan praktek sesuai dengan
standar yang ditetapkan.
·
Hak untu
mendapatkan jasa profesi sesuai dengan kewajaran jasa profesi kesehatan.
·
Hak untuk
bicara dalam rangka menegakkan keamanan masyarakat dalam aspek sediaan farmasi,
alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
BAB II
MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI
DI APOTEK
JABATAN DAN PEMBAGIAN TUGAS DI APOTEK.
·
Apoteker, dan tugasnya :
a. Memimpin
seluruh kegiatan apotek.
b.
Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi
yang meliputi : administrasi kefarmasian, administrasi keuangan, administrasi
penjualan, administrasi barang dagangan atau inventaris, administrasi
personalia, administrasi bidang umum.
c.
Membayar pajak yang berhubungan dengan perapotekan.
d.
Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat
memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja.
Sedangkan tanggung jawab Apoteker adalah bertanggung jawab terhadap
kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya dan bertanggung jawab kepada
pemilik modal.
·
Asisten apoteker,
dan tugasnya :
a.
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya,
yaitu :
·
Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari
menerima resep dari pasien sampai menyerahkan obat yang diperlukan).
·
Menyusun buku defecta setiap
pagi (membantu bagian pembelian), memelihara buku harga sehingga selalu benar
dan rapi.
·
Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
·
Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan
tanggal, digulung kemudian disimpan.
·
Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat,
gudang dan rak obat.
b.
Dalam hal darurat, dapat menggantikan pekerjaan
sebagai kasir, penjual obat bebas dan juru resep.
Sedangkan tanggung jawab Asisten
apoteker adalah
bertanggung jawab kepada apoteker dengan tugasnya, artinya
bertanggung jawab atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya, tidak
boleh ada kesalahan, kekeliruan, kekurangan, kehilangan dan kerusakan.
·
Seksi pembelian, dan tugasnya :
a. Melakukan
pencatatan kegiatan pembelian ke buku pembelian.
b. Melakukan
tukar faktur kepada distributor.
c. Mempersiapkan
kelengkapan pembayaran hutang dagang berupa faktur asli, materai, faktur pajak
asli dan faktur penerimaan barang.
d. Membuat
surat pemesanan berdasarkan defecta barang dari gudang.
e. Melakukan
pemesanan dan pembelian barang.
f. Memberi
informasi perubahan harga dari PBF ke semua bagian, dengan memasukkan data
harga baru ke komputer yang memiliki jaringan on line.
g. Memeriksa
kebenaran faktur pembelian meliputi nama, jumlah barang, harga dan potongan
harga sesuai dengan surat pesanan.
Sedangkan wewenang seksi pembelian adalah memilih distributor yang
menguntungkan dari segi kualitas barang, harga dan potongan harga, kecepatan
pelayanan dan syarat pembayaran yang ringan atas sepengetahuan kepala apotek.
·
Seksi Gudang, dan tugasnya :
a. Menerima
barang dari distributor.
b. Menyimpan
dan menyusun barang di gudang dan mengatur pengeluaran barang dari gudang
berdasarkan sistem FIFO (First In First Out).
c. Mengeluarkan
barang berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).
d. Mencatat
barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam kartu stok gudang.
e. Memberikan
informasi mengenai kondisi barang yang rusak atau mendekati kadaluarsa kepada
petugas pembelian untuk ditukar.
5.
Seksi Penjualan, dan tugasnya :
a) Merekapitulasi hasil dari penjualan tunai harian dan
kredit.
b) Merekapitulasi jumlah harga obat dari resep-resep kredit
berdasarkan debiturnya masing-masing.
c) Memisahkan resep-resep kredit dan tunai setiap hari.
d) Membuat kwitansi atau faktur penjualan.
6.
Seksi Peracikan, dan tugasnya :
a) Memeriksa kerasionalan obat dan kelengkapan dari suatu
resep yang diterima serta memeriksa kembali resep-resep yang telah disiapkan
dan menyerahkannya.
b) Menghitung dosis, menimbang dan menyiapkan obat untuk
racikan sesuai dengan permintaan resep.
7.
Seksi Tata Usaha, dan tugasnya :
a) Mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan tata usaha.
b) Memeriksa laporan keuangan berupa kas, buku bank, buku
penjualan, buku pembelian, buku pajak dan buku memorial.
c) Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
kepegawaian seperti absensi kehadiran karyawan dan gaji karyawan.
d) Memeriksa laporan hutang piutang.
BAB III
STANDAR
PENAMPILAN DIRI
STANDAR PENAMPILAN PRIBADI
·
Standar
dapat diartikan sebagai suatu ukuran yang disepakati
·
edangkan
penampilan pribadi mempunyai pengertian sebagai penampilan (performance) dari
diri seseorang maupun organisasi atau perusahaan yang dapat dilihat dan
dirasakan oleh orang atau pihak lain.
·
Standar
penampilan pribadi merupakan penampilan diri seseorang, organisasi, atau
perusahaan yang sesuai standar yang berlaku baik di lingkungan pribadi (rumah
tangga), lingkungan masyarakat maupun lingkungan kerja (perusahaan).
·
Penampilan
yang baik akan memberikan image yang positif bagi perusahaan atau organisasi.
Faktor-faktor yang berkaitan dengan standar penampilan
pribadi
•Memelihara personal hygiene,
lingkungan, dan perusahaan
•Memelihara presentasi atau
penampilan pribadi
•Mengidentifikasi sikap tubuh yang
baik
Bila faktor tersebut sudah dilaksanakan dengan baik
maka pelaksanaan standar penampilan pribadi dapat berjalan dengan baik pula.
Memelihara Personal Hygiene, Lingkungan, dan Perusahaan
1. Personal Hygiene
Dilihat dari asal kata:
a. Arti kata personal adalah pribadi atau perseorangan
b.Arti kata hygiene adalah sehat atau bersih
Maka personal hygiene adalah kesehatan pribadi atau
perorangan
Pribadi yang sehat dan bersih
berkaitan dengan hal-hal berikut ini:
a. Rambut
b. Muka
c. Badan
d. Tangan
e. Kaki
kesehatan fisik yang baik perlu didukung oleh
kesehatan mental yang baik pula.
Kesehatan mental ialah kemampuan seseorang untuk
menyesuaikan diri terhadap berbagai tuntutan perkembangan sesuai kemampuannya,
baik tuntutan dari dalam diri maupun luar dirinya, seperti menyesuaikan diri
dengan lingkungan rumah, sekolah, masyarakat atau lingkungan kerja
(perusahaan).
Cara untuk memiliki kesehatan mental yang baik
•Bersikap sportif
•Memiliki rasa percaya diri
•Memiliki semangat atau motivasi
•Bersikap tenang (tidak emosi)
•Dapat membangun komunikasi yang
baik
•Bersikap terbuka
•Berpikir positif
•Peduli terhadap lingkungan
2. Lingkungan Kerja yang Sehat
yaitu lingkungan
kerja/perusahaan/instansi/lembaga yang terpelihara dengan baik sehingga
menimbulkan suasana kerja yang nyaman bagi karyawan.
Beberapa hal yang menunjang
kesehatan lingkungan kerja:
a. Meja kerja yang terawat dan
tertata dengan baik
b. Peralatan yang tidak berdebu
c. Perlengkapan kerja yang rapi
dan bersih
d. Ruang kerja yang bersih,
nyaman.
3. Perusahaan yang Sehat
Perusahaan yang sehat dapat
dilihat dari pengelolaan manajemen perusahaan.
Pengelolaan perusahaan yang baik
harus memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang merupakan acuan kerja
yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam bekerja di suatu perusahaan
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik, tepat, dan efisien.
Memelihara Presentasi Pribadi
•Salah satu upaya untuk menjaga
standar penampilan pribadi, yaitu dengan memelihara penampilan pribadi, yang
berkaitan dengan penampilan prima, kepribadian, etiket, dan komunikatif dalam
berbicara.
1.Penampilan Prima
Penampilan diri (personal apperance) bertujuan:
a. Menampilkan citra diri
b. Sikap penghargaan terhadap
orang lain
c. Kepantasan penampilan saat
berinteraksi dengan orang lain
2.Kepribadian (personality)
adalah sifat/kebiasaan yang
melekat pada diri seseorang.
•Sikap (kepribadian) yang harus dimiliki oleh
pemberi layanan kepada pelanggan:
a. selalu gembira
b. lurus hati dan disiplin
c. bijaksana
d. sopan santun
e. periang
f. mudah bergaul
g. penuh inisiatif
h. tidak mudah putus asa
i. ketajaman daya ingatan
j. penuh perhatian
3. Etiket
Etiket ialah sekumpulan norma dan
sikap dalam pergaulan antar manusia yang dapat diterjemahkan sebagai tata krama
atau sopan santun.
Tujuan seseorang mengetahui
etiket:
a. Menghargai orang lain
b. Membuat lawan bicara lebih
simpatik
c. Membuat pembicaraan menjadi
lebih menyenangkan dan menarik
•Etiket
pemberi layanan kepada pelanggan:
a. Menyapa pelanggan
b. Menyebut nama pelanggan
c. Menolong pelanggan (saran)
d. Berbicara dengan pelanggan (simpati dan empati)
4.
Komunikatif dalam berbicara
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
berkomunikasi dengan pelanggan:
a. Perhatikan penampilan (make up, baju, sepatu,
aksesori,dll)
b. Perhatikan alat bantu presentasi
c. Perhatikan tempat berdiri/duduk
d. Perhatikan pelanggan
•Hal-hal yang harus dihindari ketika menghadapi
pelanggan:
a. Jangan memainkan tanda tangan, meremas-remas
tangan, dsb.
b. Jangan memainkan barang-barang
c. Jangan memainkan apa yang ada di sekitar
d. Jangan membelakangi pelanggan
e. Jangan menunjuk ke arah
pelanggan.
Yang harus dilakukan saat berkomunikasi
•Memahami materi
•Menjaga penampilan
•Menghindari rasa takut
•Menunjukkan sikap positif
:menolong orang”
•Membuka kesempatan berdialog
•Menunjukkan rasa percaya diri
•Menunjukkan antusiasme yang
tinggi
•Memiliki optimisme keberhasilan
•Memiliki komitmen yang kuat
•Berbicara dengan tenang, ramah,
dan sopan
Identifikasi Sikap Tubuh yang Baik
•“Ubahlah kebiasaan maka kebiasaan
itu akan mengubah kita”
1.Cara berjalan
Ada 3 jenis tipe pejalan:
a. Pejalan cepat
b. Pejalan sedang
c. Pejalan lambat
Dalam konteks pelayan prima maka
berjalan yang baik adalah yang sesuai dengan situasi
dan kondisi budaya pelanggan yang
dihadapi.
2. Cara Duduk
Cara duduk yang baik:
a. Jangan duduk di kursi sambil
mengangkat kaki
b. jangan duduk sambil
menggoyang-goyang kursi saat berbicara dengan orang lain
c. Jangan duduk di atas meja
d. Jangan duduk sambil tiduran
3. Cara Berbicara (Komunikasi)
a. Melakukan kontak mata
Kontak mata dengan pelanggan dapat
membangun hubungan yang positif dalam komunikasi. Pandanglah lawan bicara tidak
lebih dari 3 detik. Jangan memandang ke atas lawan bicara akan berkesan
ketidaksiapan berkomunikasi. Atau jangan memandang kearah lain dari tubuh pelanggan.
b.Ekspresi Wajah
c.Mengatur nada suara
Nada, volume, dan kecepatan suara
memberikan cita rasa pada wajah dan gerak tubuh sehingga irama komunikasi
menjadi menarik dan menyenangkan.
d.Mengatur gerak tubuh, mengatur gerak lengan dan tangan yang alami.
Bagaimana gerak kita saat
mengucapkan kalimat berikut:
* Terima kasih atas kepercayaan
Anda menggunakan produk kami
* Kualitas barang kami seudah
standar internasional
* Semoga Anda merasa puas atas
pelayanan yang telah kami berikan
4. Cara Berpakaian
Berpakaian yang baik adalah
berpakaian yang sesuai dengan norma-norma agama, hukum, dan etika.
Kriteria berpakaian yang rapi:
a. Memakai baju berlengan panjang
atau pendek dengan tidak digulung
b. Memakai kemeja dimasukkan ke
dalam celana (laki-laki)
c. Memakai atribut yang ditetapkan
oleh perusahaan atau tempat kerja
d. Memakai ikat pinggang, kaos
kaki dan kelengkapan lain yang menunjang penampilan.
BAB IV
PERENCANAAN PENGADAAN
PERBEKALAN FARMASI
A. DEFINISI PERENCANAAN OBAT
Perencanaan adalah suatu
kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang
berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis
dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan
sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan
farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.
B. TUJUAN PERENCANAAN OBAT
Beberapa tujuan
perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan
sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan
farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan
efisien.
Ada beberapa hal yang
harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :
a.
Mengenal
dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan
sasaran.
b.
Persyaratan
barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk
jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c.
Kecepatan
peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d.
Pertimbangan
anggaran dan prioritas.
C. PRINSIP PERENCANAAN PENGADAAN OBAT
Ada 2 cara yang
digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a.
Data
statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus
penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data
tersebut.
b.
Data
kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau
akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
Data kebutuhan
tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam
anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.
D. TAHAP PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT
Tahap perencanaan
kebutuhan obat meliputi :
1. Tahap
Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka
menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan
pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan
pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan
dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.
2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat
Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai
dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan
digunakan atau dibeli.
b. Tahap perhitungan kebutuhan
obat
Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat.
Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat
yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa
digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :
- Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam
memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi
obat tahun sebelumnya.
- Metode morbiditas
Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien,
kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.
- Metode penyesuaian konsumsi
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan
obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai
konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada
cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.
- Metode proyeksi tingkat
pelayanan dari keperluan anggaran
Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat
berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem
kesehatan yang sama.
E. DEFINISI PENGADAAN OBAT
Pengadaan merupakan proses penyediaan
obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya
yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
F.
SIKLUS PENGADAAN OBAT
Pada siklus pengadaan
tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat
yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat
mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode
pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan
status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan,
pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis
dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh
pada saat diperlukan.
G. JENIS PENGADAAN OBAT
Jenis pengadaan obat
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika
untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis
untuk pembuatan racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul
antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian
dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian
dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian
setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi
adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen
pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya
:
Membeli obat-obatan yang tepat dengan
jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli
standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur
secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun
kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal
pemberian serius dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat
penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.
II.8 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
Terdapat banyak mekanisme metode
pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan
organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18
Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah,
metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan
dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika
diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula
khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
II.9 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan
farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang
berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan
persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi
kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan
Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau
daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan
jenis terbatas akan menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang
telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang
kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai
dengan perkiraan kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi
kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan
terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan
Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat
menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis
seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian
tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa
tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat,
pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan
mutu produk dalam setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi,
test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan
hasilnya.
Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur
pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal
atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja
Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun
sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio
harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
BAB V
PENGADAAN OBAT DAN PERBEKALAN
FARMASI
Yang dimaksud
perbekalan farmasi menurut undang-undang kesehatan adalah perbekalan farmasi
yang meliputi :
1. Obat, yang terdiri
dari :
- Obat Bebas
- Obat Bebas Terbatas
- Obat Wajib Apotek ( OWA )
- Obat Keras
- Obat Narkotika
- Obat Psikotropika
Penggolongan obat di
atas sesuai dengan Peraturan Menteri kesehatan RI Nomor 917/Menkes/Per/X/1993
yang kini diperbaiki dengan Permenkes RI Nomor 949/Menkes/Per/2000.
2. Bahan Baku Obat
3. Obat Tradisional dan
bahan obat tradisional (obat asli Indonesia) dan (bahan obat asli Indonesia)
4. Alat-alat kesehatan
5. Kosmetika
PENGADAAN
Berdasarkan
Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 untuk menjamin kualitas pelayanan
kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi. Pengadaan
barang dapat melalui 2 cara yaitu pembelian dan konsinyasi. Pembelian barang di
apotek sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan setempat. Prosedur
pembelian meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
1.
Persiapan
Pengumpulan data obat dan perbekalan
farmasi yang akan dipesan berdasarkan buku defecta (buku barang habis)
baik dari bagian penerimaan resep, obat bebas maupun dari gudang.
2.
Pemesanan
Pemesanan
dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk setiap supplier.
Surat pemesanan di Apotek ada tiga macam yaitu surat pesanan narkotika, surat
pesanan psikotropika, dan surat pesanan untuk obat selain narkotika dan
psikotropika. SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk supplier
dan arsip apotek) dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan
nomor SP serta cap apotek. SP pembelian Narkotik dibuat 5 rangkap, 1 lembar
merupakan arsip untuk administrasi apotek dan 4 lembar dikirim ke PBF Kimia
Farma, selanjutnya PBF Kimia Farma menyalurkan kepada kepala Dinas kesehatan
Kota/Kabupaten, BPOM dan penanggungjawab Narkotika di Depot Kimia Farma Pusat.
Satu lembar surat pesanan untuk memesan satu jenis narkotika. SP untuk
psikotropika, format telah ditetapkan oleh Dinas Kesehatan, dibuat rangkap 3,
satu lembar (asli) untuk PBF dan dua lembar (tembusan) untuk arsip apotek dan
pengecekan barang datang. Dalam satu SP dapat memuat lebih dari satu item obat,
pemesanan bisa dilakukan selain PT. Kimia Farma.
3. Barang yang datang dicocokkan dengan faktur dan SP (Surat
Pesanan).
Faktur tersebut rangkap 4-5 lembar, dimana untuk apotek
diberikan 1 lembar sebagai arsip, sedangkan yang lainnya termasuk yang asli
dikembalikan ke PBF yang akan digunakan untuk penagihan dan arsip PBF. Faktur
tersebut berisikan nama obat, jumlah obat, harga obat, bonus atau potongan
harga, tanggal kadaluarsa, dan tanggal jatuh tempo. Faktur ini dibuat sebagai
bukti yang sah dari pihak kreditur mengenai transaksi penjualan (Hartini dan
Sulasmono, 2007).
SP digunakan untuk mencocokkan barang
yang dipesan dengan barang yang dikirim. Selain itu dicek apakah barang dalam
keadaan utuh, jumlah sama dengan permintaan dan sesuai pada faktur tanggal
kadaluarsa sesuai dengan faktur atau tidak. Setelah sesuai dengan pesanan, APA
atau AA yang menerima dan menandatangani faktur, memberi cap dan nama terang
serta nomor SIPA apoteker sebagai bukti penerimaan barang. Barang yang telah
diterima kemudian dimasukkan ke gudang dan dicatat dalam kartu stok (Hartini
dan Sulasmono, 2007.)
Untuk obat-obat yang memiliki waktu
kadaluarsa, dalam pembeliannya diperlukan perjanjian mengenai batas waktu
pengembalian ke PBF bersangkutan jika sudah mendekati waktu kadaluarsa obat.
Jika tidak cocok atau tidak sesuai maka barang akan dikembalikan melalui
petugas pengantar barang.
Kebijaksanaan pengelolaan Apotek
terutama dalam hal pembelian barang sangat menentukan keberhasilan usaha.
Beberapa cara pembelian barang yaitu:
1)
Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to mouth buying)\
Pembelian
dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya satu
minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF berada tidak jauh
dari Apotek, misalnya berada dalam satu kota dan selalu siap melayani kebutuhan
obat sehingga obat dapat dikirim (Anief, 2008).
2)
Pembelian secara spekulasi
Cara
pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan
harapan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau dikarenakan adanya diskon
atau bonus. Meskipun pembelian secara spekulasi memungkinkan mendapatkan
keuntungan yang besar tetapi cara ini mengandung resiko yang besar untuk
obat-obatan dengan waktu kadaluwarsa yang relatif dan yang bersifat slow
moving (Anief, 2008).
3)
Pembelian terencana
Cara
pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang.
Pengawasan stok obat/barang sangat penting untuk mengetahui obat/barang mana
yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal ini dapat dilakukan dengan
menggunakan kartu stok. Selanjutnya dilakukan perencanaan pembelian sesuai
dengan kebutuhan per item (Anief, 2008)
Selain itu
ada juga pembelian Cash on delivery (COD) yaitu untuk barang-barang
narkotika dari PBF Kimia Farma. Ketika barang datang, pembayaran tunai langsung
dilakukan. Pemesanan narkotika hanya dapat dilakukan pada satu distributor,
yaitu pada PBF Kimia Farma.
BAB VI
PENYIMPANAN OBAT DAN
PERBEKALAN FARMASI
Tujuan
penyimpanan barang adalah:
Untuk menjaga persediaan agar tidak hilang atau
rusak
Untuk menjaga stabilitas obat
Memudahkan pengawasan jumlah persediaan, khususnya
obat-obat yang mempunyai waktu kadaluarsa
Memudahkan dan mempercepat pelayanan
Menjaga kemungkinan keterlambatan pemesanan
Penyimpanan dan penyusunan obat harus diperhatikan
dan diatur sebaik-baiknya, hal ini untuk memudahkan bagian gudang dalam
pengontrolan dan pengawasan.
Penyimpanan
perbekalan farmasi di Apotek dapat digolongkan berdasarkan :
Disusun berdasarkan alphabetis. Obat-obat yang
tersedia disusun berdasarkan alphabet dari huruf A sampai Z.
Berdasarkan kriteria antara barang regular dan
askes. Barang regular dan barang askes penempatannya dipisah untuk memudahkan
dalam pengambilan obat sehingga tidak terjadi kesalahan pengambilan antara
barang regular dan askes.
Berdasarkan golongan obat. Obat bebas dan obat
bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan, karena dengan golongan obat
tersebut dijual secara bebas kepadapasien. Sedangkan untuk obat golongan
narkotika dan psikotropika disimpan pada lemari khusus dan terkunci sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
Berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO
(First Expired First Out)
FIFO (First In First Out) yaitu obat-obat yang
pertama masuk berarti yang pertama keluar.
FEFO (First Expired First Out) yaitu obat-obat yang
kadaluarsanya lebih cepat, maka yang pertama keluar.
Berdasarkan efek farmakologis
Berdasarkan bentuk sediaan
Sediaan Padat. Untuk obat disimpan di etalase toko
bagian depan. Untuk obat keras di simpan di rak-rak tertentu.Untuk obat
narkotika dan psikotropika disimpan dilemari khusus dan terkunci. Dari semua
golongan obat disusun secara alfabetis dan menggunakan metode FIFO dan FEFO
Sediaan Suppositoria. Sediaan suppositoria disimpan
dilemari pendingin
Sediaan Cair.Disimpan di rak khusus sediaan cair
(sirup) dan berdasarkan alfabetis
Sediaan Tetes.Disimpan
pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga) disusun secara
alfabetis
Sediaan Salep. Disimpan
pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis
Sediaan Injeksi.
Disimpan di rak khusus sediaan injeksi.
BAB VII
DISTRIBUSI PERBEKALAN
FARMASI
Distribusi perbekalan farmasi di RS
dilakukan untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat jalan
dan rawat inap serta untuk menunjang perbekalan medis. Sistem Distribusi
Perbekalan Farmasi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh tiap
pasien dengan mempertimbangkan:
- Efisiensi dan efektifitas
- Metode sentralisasi atau
desentralisasi
- Sistem floor stock, resep individu,
dispensing dosis unit atau kombinasi
Ruang lingkup distribusi perbekalan farmasi
di RS meliputi:
1. Sistem distribusi perbekalan farmasi
untuk pasien rawat jalan
2. Sistem distribusi perbekalan farmasi
untuk pasien rawat inap
Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi
untuk Pasien Rawat Jalan
Prinsip:
- Informasi kepada pasien tentang obat
harus jelas karena pasien sendiri yang akan bertanggung jawab terhadap
penggunaan obat tanpa ada pengawasan dari petugas kesehatan
- Apoteker juga bertindak sebagai
konsultan obat bagi pasien
- Bagian IFRS yang melayani pasien
rawat jalan letaknya berdekatan dengan Poliklinik dan Instalasi Gawat Darurat
Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi
untuk Pasien Rawat Jalan
Ada 4 macam sistem yang biasa
digunakan:
1. Sistem Resep Individu (Individual
Prescription)
2. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan
(Total Floor Stock)
3. Sistem Kombinasi
4. Sistem Unti Dosis (Unit Dose
Dispensing)
Sistem
Resep Individu
Biasanya digunakan untuk RS kecil /
sedang
Keuntungan:
- Semua pesanan obat langsung diperiksa
oleh petugas farmasi, juga dapat memberikan informasi kepada perawat berkaitan
dengan obat pasien
- Memungkinkan Interaksi antara
Farmasis, Dokter, Perawat dan Pasien
- Mempermudah penagihan biaya obat
pasien
Kerugian:
- Kemungkinan keterlambatan obat sampai
kepada pasien
- Jumlah kebutuhan SDM di IFRS
meningkat
- Waktu cukup banyak untuk proses
penyiapan obat sampai dengan penyerahan
Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan
Pendistribusian perbekalan farmasi
untuk persediaan di ruang rawat inap merupakan tanggung jawab perawat ruangan.
Perbekalan farmasi yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol
secara berkala oleh farmasis.
Jadi biasanya obat-obat telah distock
di Ruang rawat pasien.
Keuntungan:
- Perbekalan farmasi yang siap pakai
untuk pasien
- Pengurangan jumlah transkrip resep
- Pengurangan jumlah SDM farmasis
Kerugian:
- Resiko kesalahan pemberian obat
bertambahn karena farmasis tidak melakukan pengecekan ulang resep obat
- Fasilitas ruang terbatas
- Memerlukan fasilitas tempat
penyimpanan obat yang memadai di tiap ruang rawat inap
- Meningkatkan resiko terjadinya
kerusakan obat
Sistem Distribusi Kombinasi Resep
Individu dan Persediaan di Ruangan
RS menggunakan sistem resep individu
sebagai sarana utama untuk pelayanan obat, tetapi juga memanfaatkan floor stock
(persediaan di ruangan) secara terbatas
Keuntungan:
- Semua resep dapat diperiksa oleh
Farmasis
- Beberapa obat yang diperlukan dapat
segera tersedia bagi pasien
- Beban kerja IFRS berkurang
Kerugian:
- Kemungkinan keterlambatan obat sampai
ke pasien
- Kesalahan pemberian obat masih dapaat
terjadi terutama dari persediaan ruangan
Sistem Distribusi Obat Dosis Unit
Obat dosis unit merupakan obat yang
dipesan oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis obat,
masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang
cukup untuk suatu waktu tertentu.
Tujuan utama:
- Mengurangi resiko terjadinya
kesalahan obat
- Mengurangi keterlibatan perawat dalam
penyiapan obat
Dasar dari sistem dosis unit:
- Obat dalam kemasan unit tunggal
- Diberikan dalam bentuk siap konsumsi
- Untuk kebanyakan obat, tidak lebih
dari 24 jam persediaan dosis
- Diantar ke atau tersedia di ruang
perawatan pasien pada setiap waktu
Keuntungan:
- Pasien menerima pelayanan farmasi 24
jam dan hanya membayar obat yang dikonsumsi saja
- Peniadaan duplikasi order obat yang
berlebihan
- Peningkatan pengendalian obat dan
pemantauan penggunaan obat secara menyeluruh
- Dapat meningkatkan sistem komunikasi
Dokter, Perawat dan Farmasis
- Mengurangi resiko kesalahan obat
karena ada pemeriksaan ganda oleh Farmasis ketika membaca resep Dokter, sebelum
dan sesudah menyiapkan obat, dan pemeriksaan oleh perawat pada saat membaca
instruksi obat sebelum diberikan kepada pasien
- Semua dosis yang diperlukan telah
disiapkan oleh IFRS, jadi perawat lebih punya banyak waktu untuk perawatan
pasien
- Menghemat ruangan perawatan dengan
meniadakan obat-obatan di ruangan
Kerugian:
- Biaya awal yang besar
- Peningkatan jumlah SDM IFRS
BAB VIII
PELAPORAN DAN PENCATATAN
ATAU ADMINISTRASI DIAPOTEK
v KEGIATAN ADMINISTRASI DI APOTEK (STANDAR PELAYANAN
KEMARMASIAN)
-Administrasi umum pencatatan, pengarsipan,
pelaporan narkotika, psikotropika dan
dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
-Administrasi pelayanan
pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil
monitoring penggunaan obat
v KELENGKAPAN
ADMINISTRASI APOTIK:
·
Blangko pesanan obat
·
Blangko kartu stok
·
Blangko salinan resep
·
Blangko faktur dan blangko nota penjualan
·
Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan obat
·
Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan
·
Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
·
Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika
·
Form
laporan obat narkotika dan psikotropika
·
Alat
tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan
A.
Definisi Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek dan Toko Obat merupakan
rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan dan Perbenkes secara
tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang
digunakan di unit pelayanan kesehatan lainnya.
B. Tujuan
pencatatan dan Pelaporan
1.
Tersedianya
data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan
dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
2.
Sebagian
dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada
masing-masing aspek pengelolaan obat.
3.
Bukti bahwa
suatu kegiatan telah dilakukan.
4.
Sumber data
untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
5.
Sumber data
untuk pembuatan laporan.
C. Tujuan
Manajemen Keuangan
Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan
pembagian tugas. Bendahara mengontrol dan menerima setoran dari kasir di bagian
muka apotek mengenai hasil penjualan tunai dan dari administrasi piutang hasil
tagihan piutang.
Control pemasukan uang, bendahara dibantu administrasi mengontrol
tagihan piutang dan dari penjualan tunai harian, pengontrolan dapat menggunakan
alat kas register. Mengadakan evaluasi hasil penjualan dan pencatatan dilakukan
secara efektif dan efisien tetapi mudah, sederhana dan reliable terhadap
masalah keuangan. Bendahara tidak berhak mengeluarkan uang tanpa ada
persetujuan dari atasan, tugasnya adalah menerima dan mencatat uang yang masuk.
Pengeluaran uang dapat berupa :
a.
Pembayaran
hutang dagang, dilakukan oleh administrasi pembelian dan control oleh
administrasi gudang.
b.
Pebayaran
biaya disertai oleh pembuktian yang syah dan control serta fiat oleh pimpinan.
Pembayaran gaji dilakukan oleh administrasi kepegawaian. Pembayaran
biaya yang lain berupa biaya rutin , seperti telepon, listrik dan lain-lain.
Pembayaran selain dapat berupa uang kontan dapat pua melalui bank dengan
mengeluarkan cheque. Sebaiknya bendahara tidak terlalu banyak menyimpan uang di
brankas, tetapi lebih baik disimpan di bank.
Data keuangan tersebut diperlukan
oleh pimpinan apotek untuk :
1.
Merencanakan
manajemen dan pengembangan apotek.
2.
Mengetahui
posisi keuangan.
3.
Mengevaluasi
perkembanan apotek.
D. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen keuangan.
Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan
secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk
pelayanan jenis-jenis pelaporan di puskesmas dan di Apotek.
Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada
Kantor Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock
opname setiap sebulan sekali pada tanggal satu dan dibuat laporannya sebanyak
tiga rangkap yang ditunjukan ke Dinas Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas
Kesehatan Propinsi dan Badan POM sediaan lainnya diadakan stock opname setiap
setahun sekali tiap akhir tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep
yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.
Resep harus disimpan setiap sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Resep
yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan
resep harus dituliskan jumlah resep yang masuk dengan mencantumkan harga dari
masing-masing resep. Resep yang telah disimpian melebihi jangka waktu
penyimpanan dapat dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Semua hal ini tidak
berlaku pada Toko Obat, karena seperti yang kita tahu bahwasannya Toko Obat
hanya menjual Obat bebas dan Obat bebas terbatas saja.
a.
Format
Laporan Narkotika
Yaitu laporan yang
dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan pemakaian obat narkotika yang
berasal dan resep dokter dalam satu bulannya.
Laporan ditujukan
kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:
1)
Kepala
Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
2)
Kepala
Balai POM Bengkulu.
3)
Arsip.
Contoh: format laporan
terlampir.
b.
Format
Laporan Psikotropika
Adalah suatu laporan
yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat Psikotropika berdasarkan
pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kota Bengkulu dengan tembusan:
1)
Kepala
Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
2)
Kepala
Balai POM Bengkulu.
3)
Arsip.
Contoh: format laporan
terlampir.
c.
Format
Laporan Obat Generik
Yaitu suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan
alamat dokter. Jumlah resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya.
Laporan obat generik ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu
dengan tembusan:
a)
Kepala Dinas
Kesehatan Kota Bengkulu.
b)
Kepala
Badan POM.
c) Arsip.
Baca juga tentang:
